E-Mail-Archivierung: Cloud und On-Premise

Die elektronische Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Unterlagen und Korrespondenzen sind in den sogenannten GoBD als Verwaltungsanweisung klar geregelt. Hiervon ist auch das E-Mail-Management in Unternehmen betroffen.

„Die GoBD schreiben seit dem Jahr 2018 vor, dass Unternehmen, die Geschäfte per E-Mail-Korrespondenz abwickeln, diese unveränderbar und mit einem Zeitstempel rechtssicher abspeichern“, informiert Micha Pfisterer, Geschäftsführer der Ext-Com IT GmbH und betont: „Für die rechtssichere und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung bieten wir unseren Kunden vor allem das deutsche Softwareprodukt MailStore.“ Die Softwarelösung vom gleichnamigen Unternehmen im nordrhein-westfälischen Viersen sei stabil und habe sich am deutschen Markt fest etabliert. MailStore wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt, bietet eine zuverlässige Einhaltung aller rechtlich relevanten Vorgaben, einen Schutz vor Datenverlust und ist für nahezu alle E-Mail-Systeme sehr gut geeignet. Das Programm bietet darüber hinaus eine schnelle und einfache Volltextsuche und überzeugt durch ein einfaches Setup sowie geringe Systemanforderungen.

Im Namen des Gesetzes

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsvorschrift mit dem Fokus auf das Steuer-, Steuerverfahrens- und Handelsrecht. „Sie verlangt nach einer vollständigen Verfahrensdokumentation und einer GoBD-konformen Arbeitsweise. Das erfordert zugleich den Einsatz adäquater Software sowie eine revisionssichere Archivierung“, bekräftigt Andrea Pfisterer, Datenschutzbeauftragte der Ext-Com IT GmbH. Denn: Die GoBD des Bundesfinanzministeriums sind vor allem im Hinblick auf steuerkonforme Prozesse die relevante Richtschnur für Finanzverwaltungen. Fernab dessen, ermöglicht die Neufassung der GoBD nun das mobile Scannen von Belegen via Smartphone und App.

 

 

Server- und clientseitige Archivierung

Während die serverseitige Speicherung der E-Mails zentral, automatisiert und unabhängig vom Endanwender funktioniert, muss dagegen die clientseitige Speicherung der E-Mails lokal auf dem Rechner des Nutzers installiert werden. Somit muss der Endanwender in diesem Fall die E-Mail-Archivierung selbst vornehmen. Ext-Com-Geschäftsführer Micha Pfisterer hierzu: „Wir empfehlen die serverseitige Archivierung der E-Mails, weil ein Unternehmen nur auf diese Weise die Kontrolle über alle relevanten Korrespondenzen und Dokumente behalten kann.“ Ferner könne der Workload der IT-Abteilung reduziert werden. Jenes führe zu einer Reduzierung der Komplexität, zu Kostenersparnis und mehr Wirtschaftlichkeit.

Cloud vs. On-Premise

Bei einer Cloud werden Daten auf externen Servern gespeichert und können von dort aus mit weiteren IoT-Services verwendet werden. On-Premise Software wird dagegen im eigenen Netzwerk eines Unternehmens installiert und betrieben. „MailStore ist als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar. Während bei On-Premise das Programm eigenverantwortlich in der Serverumgebung betrieben wird, liegen Verantwortung für den laufenden Betrieb der Softwarelösung in der Cloud und die anfallenden Wartungskosten beim Cloud-Betreiber“, so Andrea Pfisterer, Datenschutzbeauftragte der Ext-Com IT GmbH.

Weitere Informationen zur E-Mail-Archivierung finden Sie unter:

https://www.mailstore.com/de/blog/2018/07/25/5-irrtumer-uber-e-mail-archivierung/

Falls Sie Fragen zum Thema-E-Mail-Archivierung haben, rufen Sie uns hierfür gerne an!