Microsoft 365 mit OneDrive und SharePoint Online ist heute Standard für die Zusammenarbeit in mittelständischen Unternehmen. Dennoch wird oft unterschätzt, dass Cloud-Speicher keine automatische Datensicherung ersetzt. Microsoft stellt eine hochverfügbare Plattform bereit – nicht aber ein vollwertiges Backup.
Fehlen diese Sicherungsmechanismen, kann ein gelöschter Ordner oder ein kompromittiertes Konto schnell zum geschäftskritischen Problem werden. Eine strukturierte Backup-Lösung stellt sicher, dass OneDrive-Dateien und SharePoint-Websites jederzeit gesichert und wiederherstellbar sind.
Das Wichtigste auf einen Blick
- OneDrive und SharePoint bieten keinen vollwertigen Schutz vor Datenverlust – ein zusätzliches Backup ist zwingend notwendig.
- Microsoft-Bordmittel wie Papierkorb und Versionierung sind hilfreich, reichen jedoch weder zeitlich noch funktional für echte Recovery-Szenarien aus.
- Veeam ermöglicht granulare Wiederherstellung, flexible Speicherung und zuverlässige Sicherung aller Microsoft-365-Daten.
- Synology Active Backup for Business bietet eine kosteneffiziente, leicht administrierbare Alternative für KMU mit lokalen oder deutschen Speicheranforderungen.
- Regelmäßige Backups, klare Aufbewahrungsfristen und kontinuierliches Monitoring sind entscheidend für eine belastbare Datensicherungsstrategie.
Risiken bei OneDrive & SharePoint Online
Menschliche Fehler
Dateien werden versehentlich gelöscht, Ordner verschoben oder Inhalte überschrieben. In der Hektik des Alltags reicht oft ein Klick, um Datenverluste zu verursachen. Ohne unabhängiges Backup sind diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dauerhaft verloren.
Cyberangriffe und Ransomware
OneDrive und SharePoint können Ziel von Ransomware-Angriffen werden. Gelangt Schadsoftware über ein Endgerät in die Cloud, werden Dateien verschlüsselt oder gelöscht. Ohne isoliertes Backup gibt es keine Möglichkeit, saubere Datenstände wiederherzustellen.
Interne Bedrohungen
Auch intern können Risiken entstehen – ob durch Unachtsamkeit oder mit Absicht. Mitarbeiter können Dokumente oder ganze Bereiche löschen. Ohne Backup fehlt jede Möglichkeit zur Wiederherstellung früherer Zustände.
Begrenzte Aufbewahrung und Wiederherstellung
Gelöschte Dateien verbleiben bei Microsoft 365 in Papierkörben, meist für 93 Tage. Danach ist ein Restore nicht mehr möglich. Auch Versionierungen helfen nur, solange die Datei noch existiert. Compliance-Mechanismen wie Litigation Hold sind kein Ersatz für regelmäßige Backups und stellen häufig keine nutzerfreundliche Wiederherstellung bereit.
Microsoft-Bordmittel: Möglichkeiten und Grenzen
Papierkorb, Versionierung, Compliance
- Der Papierkorb für OneDrive und SharePoint erlaubt die Wiederherstellung gelöschter Inhalte innerhalb von 93 Tagen.
- Versionierung ermöglicht die Rückkehr zu früheren Bearbeitungsständen von Dateien.
- Compliance-Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien sorgen dafür, dass Inhalte für rechtliche Zwecke erhalten bleiben.
Diese Funktionen helfen bei einfachen Fällen. Für eine umfassende Sicherungsstrategie reichen sie nicht aus.
Einschränkungen im Desasterfall
Ein versehentlich gelöschter SharePoint-Bereich oder eine durch Ransomware betroffene OneDrive-Struktur kann mit Bordmitteln kaum wiederhergestellt werden. Es fehlen Funktionen zur Wiederherstellung kompletter Websites, Ordnerhierarchien oder längerfristiger Datenstände. Microsoft 365 bietet keine vollwertige Desaster-Recovery für Kunden.
Warum eine externe Backup-Lösung erforderlich ist
Microsoft sichert die Verfügbarkeit seiner Plattform, nicht den Schutz einzelner Inhalte. Die Verantwortung für Daten liegt bei Ihnen als Unternehmen. Eine externe Backup-Lösung schafft hier die notwendige Sicherheit.
Ein separates OneDrive- und SharePoint-Backup:
- sichert Daten unabhängig von Microsoft
- erlaubt granulare Wiederherstellungen
- ermöglicht historische Datenhaltung jenseits der 93-Tage-Grenze
- unterstützt rechtliche und betriebliche Anforderungen an Aufbewahrung und Compliance
Backup mit Veeam: Strategien für OneDrive und SharePoint
Funktionen und Recovery-Szenarien
Veeam Backup for Microsoft 365 ist eine etablierte Lösung für die Sicherung von Cloud-Daten. Die Software unterstützt:
- automatische Sicherung von OneDrive, SharePoint und Exchange
- Speicherung auf lokalen Systemen, NAS oder in der Cloud
- Wiederherstellung einzelner Dateien, ganzer Ordner oder kompletter Benutzerkonten
- Versionierung und Suchfunktionen zur Wiederherstellung früherer Datenstände
Ein großer Vorteil ist die granulare Wiederherstellung: Einzelne Dateien oder E-Mails lassen sich punktgenau aus dem Backup zurückholen. Auch komplette Websites oder OneDrive-Bereiche können mit wenigen Klicks rekonstruiert werden.
Synology Active Backup for Business als Backup-Alternative
Vorteile für KMU
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Synology Active Backup for Business eine sinnvolle Alternative zu klassischen Backup-Lösungen. Die Lösung läuft auf einem Synology NAS und ermöglicht:
- keinen Lizenzaufwand pro Benutzer
- einfache Verwaltung über zentrale Oberfläche
- agentenlose Sicherung von OneDrive, SharePoint und Exchange
- lokale Speicherung und volle Kontrolle über die Daten
- Datenschutzkonformität durch Speicherung vor Ort oder im deutschen Rechenzentrum
Wer Aufwand und Risiko minimieren will, entscheidet sich für eine betreute Backup-Lösung. Ext-Com bietet ein Managed Backup auf Basis von Synology Active Backup for Business an.
Integration und Betrieb
Nach Verbindung mit Microsoft 365 werden alle relevanten Daten automatisch gesichert. Die Backup-Jobs lassen sich zeitlich planen, Versionierungen definieren und im Bedarfsfall granular wiederherstellen. Das System lässt sich leicht administrieren und ist für KMU mit begrenzten Ressourcen besonders geeignet.
Beispiel: So funktioniert die Sicherung im Alltag
Ein Unternehmen nutzt Microsoft 365 für Teamarbeit. Das Backup erfolgt automatisiert mit Synology Active Backup for Business.
Täglich werden OneDrive-Dateien, SharePoint-Websites und Exchange-Postfächer versioniert gesichert. Wird eine Datei gelöscht oder durch Ransomware verschlüsselt, lässt sie sich innerhalb weniger Minuten aus dem Backup wiederherstellen.
Auch zurückliegende Datenstände sind abrufbar. Versionierung und granulare Restore-Funktionen ermöglichen die Wiederherstellung exakt benötigter Dateistände oder Ordner.
Best Practices für Backup und Recovery
Backup-Intervalle
Das Backup-Intervall sollte der Geschäftsdynamik angepasst sein. Tägliche Backups sind Standard. In datenintensiven Umgebungen können kürzere Intervalle sinnvoll sein.
Aufbewahrung
Definieren Sie klare Aufbewahrungsregeln. Typisch sind 90 Tage für tägliche Sicherungen, 1 Jahr für monatliche Backups und 10 Jahre für Jahresversionen. Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Anforderungen.
Überwachung und Tests
Die Wiederherstellbarkeit muss regelmäßig geprüft werden. Planen Sie Test-Restores ein. Monitoring und Benachrichtigungen bei Fehlern helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen.
Häufige Fragen
Wie zuverlässig sind die Microsoft-Bordmittel für OneDrive- und SharePoint-Backups?
Bordmittel bieten Basisfunktionen, ersetzen jedoch keine vollständige Backup-Lösung und reichen nicht für längere Aufbewahrungszeiträume.
Warum ist ein zusätzliches OneDrive-Backup trotz Cloud-Speicherung notwendig?
Die Verantwortung für die Datensicherung liegt beim Unternehmen – Microsoft schützt die Plattform, nicht alle Inhalte.
Welche Vorteile bietet ein M365 Backup über Veeam?
Veeam ermöglicht granulare Wiederherstellung, flexible Speicherorte und eine unabhängige Sicherung aller M365-Daten.
Wann lohnt sich Synology Active Backup for Business für KMU?
Wenn eine kosteneffiziente, lokal kontrollierte und einfach administrierbare Backup-Lösung benötigt wird.
Wie unterstützt Ext-Com Unternehmen beim Thema Datensicherung?
Ext-Com bietet ein vollständig betreutes Managed Backup auf Synology-Basis inklusive Überwachung, Wiederherstellung und Beratung.
