Arbeitszeiterfassung und auf was jetzt zu achten ist

Wie die Zeit vergeht. Ein Jahr hat 365, manchmal sind es wie in diesem Jahr sogar 366 Tage. Das sind sage und schreibe 8784 Stunden, 527.040 Minuten und 31 622 400 Sekunden. Denn das Jahr 2024 ist ein Schaltjahr. In Kinofilmen dient die Zeit nicht selten als dramaturgisches Mittel. Im Film „Lola rennt“ vom deutschen Filmregisseur Tom Tykwer mit Franka Potente und Moritz Bleibtreu etwa. Oder erinnern Sie sich noch an den US-amerikanischen Science-Fiction-Thriller „In Time – Deine Zeit läuft ab“ von Andrew Niccol mit Justin Timberlake und Amanda Seyfried in den Hauptrollen? Unabhängig davon: Schon der großer Physiker Albert Einstein war der Ansicht: Zeit ist relativ. Oder eben, was Uhren messen.

Dass die Zeit auch im realen Arbeitsleben eine immer größere Rolle einnimmt – das wird durch die aktuelle Gesetzgebung deutlich. So steht für das Bundesarbeitsgericht (BAG) fest: Die Arbeitszeit von Arbeitnehmer*innen muss durch Arbeitgeber*innen erfasst und dokumentiert werden. Geregelt ist dies unter § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) auf der Grundlage des BAG-Urteils vom 13. September 2022. Darin steht unter anderem geschrieben: „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Aufgrund dieser gesetzlichen Pflicht kann der Betriebsrat die Einführung eines Systems der (elektronischen) Arbeitszeiterfassung im Betrieb nicht mithilfe der Einigungsstelle erzwingen. Ein entsprechendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG besteht nur, wenn und soweit die betriebliche Angelegenheit nicht schon gesetzlich geregelt ist.“

Die Arbeitszeiterfassung soll laut BAG vor allem die Gesundheit der Beschäftigten sicherstellen. Die Erfassung der Arbeitszeit ist seit 2023 in Deutschland daher verpflichtend. Auch wenn Vertrauensarbeitszeit nach wie vor möglich ist – sollte man als Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, da ein Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein Bußgeld i.H.v. bis zu 30.000 Euro zur Folge haben kann. Verstößt der Arbeitgeber ebenso gegen die Vorschriften des ArbZG, insbesondere gegen die Regelungen zu werktäglichen Höchstarbeitszeit und Ruhepausen, handelt er – auch in diesem Fall ordnungswidrig.

Weitere Vorteile der Zeiterfassung

Neben der Gesundheit der Beschäftigten gibt es weitere Vorteile der Zeiterfassung. So ermöglicht eine moderne Zeiterfassung, die genaue Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie ein effektives Projektmanagement im Hinblick darauf, wieviel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird, um Budgets, Zeitpläne transparente Abrechnungsprozesse festlegen zu können. Die hierzu verwendete Methode muss lediglich laut EuGH „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Was das genau bedeutet, muss der Gesetzgeber festlegen. Bisher gibt es aber noch keine gesetzlichen Details dazu, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen sollte. Nur eines vorab: Es ist durchaus ratsam, neben gewöhnlichen Stempeluhren auch auf moderne Softwarelösungen zu setzen. Auf was es da ankommt, erfahren Sie in diesem Artikel später.

Wichtig zu wissen

Ein Arbeitgeber kann die Erfassung der Arbeitszeit auf seine Arbeitnehmer*innen delegieren, wobei ersterer zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleibt.

Für Arbeitnehmer*innen ergeben sich damit folgende Pflichten: Sie müssen ihre Arbeitszeit selbst erfassen – hierzu zählt auch die separate und exakte Zeiterfassung von Pausen. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Arbeitgeber arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen. Hierzu gehören u.a. Abmahnungen und bei fortwährendem Verstoß und der Umstände des Einzelfalls entsprechend, verhaltensbedingte Kündigungen der Arbeitsverhältnisse. Ob diese gerechtfertigt sind, entscheiden letzten Endes die Arbeitsgerichte.

Zusammengefasst heißt das:

1. Gemeinsame Pflicht und Auftrag zugleich: Die Arbeitszeiterfassung gilt für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen gleichermaßen
2. Dokumentationspflicht: Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten müssen dokumentiert, vollständig und leserlich sein.
3. Eindeutigkeit und Transparenz: Gleiches gilt für Ruhephasen sowie die Zeiterfassung von Pausen.
4. Nachweisbarkeit: Die Daten zur Zeiterfassung müssen im Fall einer behördlichen Prüfung oder vor Gericht nachweisfähig sein.
5. Zeiterfassung gilt für jedermann: Pro Tag gilt eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden. Zwei Überstunden am Tag sind erlaubt. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt neben dem traditionellen Arbeitsplatz auch bei mobilem Arbeiten, Remote Work und im Homeoffice.
6. Datenschutzgerecht: Die Zeiterfassung muss datenschutzkonform sein. Einblicke in die Daten haben lediglich Vorgesetzte, der Arbeitnehmer selbst sowie Behörden bei etwaigen Prüfungen.
7. Gewisse Flexibilität ist erlaubt: Vertrauensarbeitszeit ist nach wie vor möglich. Hier erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne Ausrichtung nach festgelegten Stunden pro Tag. Dabei erfassen sie nur Start und Ende ihrer Arbeitszeit.
8. Bußgelder und Sanktionen: Bei Verstoß gegen die gesetzlichen Vorgaben drohen den Arbeitgeber*innen hohe Bußgelder von bis zu 30.000 Euro und Arbeitnehmer*innen Sanktionen.

Wie können Unternehmen die Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzen?

Bislang besteht die Möglichkeit der manuellen sowie der elektronischen Zeiterfassung. Bei der manuellen Zeiterfassung schreibt der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten auf oder gibt diese in ein Formular ein. Bei elektronischen Systemen – diese sind in vielen Unternehmen mittlerweile fest etabliert – geben Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten via Computer, Tablet oder Smartphone ein. Eine App macht das möglich. Letztere ist oftmals ein integraler Bestandteil moderner HR- und Unternehmensmanagementsysteme.

Bei mobilen Apps kann man zudem seine Arbeitszeiten von überall aus eintragen – sich also ein- und ausloggen. Auch Überstundenregelungen sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten können berücksichtigt werden. Fest steht dabei auch: Die Vorteile eines transparenten Zeiterfassungssystems müssen für Mitarbeiter*innen nachvollziehbar sein. Denn extrinsische und intrinsische Motivation sind der Schlüssel zum Erfolg. Erst die Anerkennung für exaktes Zeiterfassen, das Ernstnehmen von Anliegen und Verbesserungsvorschlägen sowie klare Kommunikation und Vorgaben führen dazu, dass für Mitarbeiter*innen neue Zeiterfassungssysteme schnell zur Routine werden. Dabei gilt stets: Die Quantität der Arbeit und die Qualität der Arbeit sind zwei Paar Schuhe. Das heißt: Der Output pro Stunde – sprich die Produktivität, sagt nichts über die Innovation aus.

Gleichwohl kann eine automatisierte Form der Zeiterfassung zu Motivation und Transparenz beitragen. Worauf bei einer modernen Zeiterfassungslösung zu achten ist erfahren Sie hier:

Checkliste:

• Hohe Benutzerfreundlichkeit
• Einfache Bedienbarkeit
• Maximale Datensicherheit (DSGVO-konform)
• Kontrolle der Arbeitszeiten, Misstrauen vorbeugen
• Hohe Funktionstiefe z.B. Kommen-, Gehen-, Pausen- und Projektzeiten
• Digitale, Cloud- und browserbasierte Lösung
• Hohe Wirtschaftlichkeit sowie kalkulierbare Kosten
• Kurze Reaktionszeiten und Entstörung via Fernwartung

Technische Vorteile und Funktionalitäten als „must have“:

• Browserbasierte Anwendung & Einsatz modernster Technologie
• Native Apps für alle Plattformen, responsiv und geräteunabhängig
• Lokale Installation oder Cloud
• Flexible Schnittstellen per Datalayer
• Einfache Anwendung, schnelle Einarbeitung
• Abbildung komplexer Tarifverträge, Zeitmodelle inkl. Pausen
• Flexible Schnittstellen (DATEV, ERP-Systeme, etc.)
• GoBD-konform

Fazit

Digitale Zeiterfassungslösungen überzeugen durch Komfort, Wirtschaftlichkeit und Funktionstiefe. Dadurch erhöhen Sie die Anreize und Motivation zu deren gesetzeskonformen Verwendung. Eine schlanke Lohnbuchhaltung, die Einsparung von Lohnkosten sowie „Aus den Zahlen lernen“ und die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit sind weitere Aspekte. Zugleich schaffen moderne Zeiterfassungslösungen die richtigen Rahmenbedingungen. Produktivitätsfortschritte und Innovationsdynamik bleiben in Unternehmensorganisationen somit bestehen, da mit der digitalen Zeiterfassung die einhergehende Teil-Automatisierung im Rahmen gesetzlicher Vorgaben routiniert vollzogen und effizient dokumentiert werden kann. All das führt zu einer höheren Attraktivität des Unternehmens.

Sie suchen für Ihr Unternehmen eine moderne Zeiterfassungslösung? Dann rufen Sie uns an! Wir helfen Ihnen sehr gerne.